Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. über unser Kontaktformular oder per E-Mail). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. technische Daten wie Browser oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden, sofern Sie dem zugestimmt haben.

Kundenportal Atrium
Für den sicheren Austausch von Unterlagen betreiben wir das Kundenportal Atrium. Was dort mit Ihren Daten geschieht, erklärt der Abschnitt „Kundenportal Atrium“.

2. Hosting der Website

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

IONOS

Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (nachfolgend IONOS). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen (siehe „Server-Log-Dateien“). Über den Mailserver von IONOS versendet unser Kontaktformular außerdem Ihre Anfrage an unser Postfach. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy

Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit IONOS abgeschlossen.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Sananikone Investments GmbH
Willy-Brandt-Platz 6
68161 Mannheim

Telefon: +49 621 4374 0000
E-Mail: info@sananikone.investments

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke nötig ist. Empfänger sind:

• Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO): IONOS (Hosting der Website, Versand des Kontaktformulars), Microsoft (E-Mail), Hetzner (Hosting des Kundenportals) und, nur mit Ihrer Einwilligung, Google (Webanalyse)
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sowie bei Angriffen auf das Kundenportal der Netzbetreiber der angreifenden Adresse, Polizei und Staatsanwaltschaft

Übermittlungen in Länder außerhalb der EU beschreiben wir bei den betreffenden Diensten (E-Mail-Kommunikation, Google Analytics).

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten)

Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookie-Einwilligung (Consent Management)

Diese Website nutzt eine eigene Consent-Lösung, um Ihre Einwilligung in die Nutzung von Analyse-Tools einzuholen. Ihre Entscheidung (Zustimmung oder Ablehnung) speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag „cookie_consent“), damit wir sie bei späteren Besuchen berücksichtigen können. Der Eintrag bleibt in Ihrem Browser. Es werden hierbei keine Daten an uns oder an Dritte übermittelt.

Für das Speichern des Eintrags in Ihrem Browser ist keine Einwilligung nötig, weil es für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung).

Der Eintrag bleibt gespeichert, bis Sie ihn in Ihrem Browser löschen oder Ihre Auswahl über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern.

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt IONOS automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in Server-Log-Dateien. Dies sind:

• aufgerufene Seite oder Datei
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Gerätetyp
• Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse, nur in anonymisierter Form und nur zur Bestimmung des Zugriffsorts

Die IP-Adresse wird sofort bei der Erhebung anonymisiert. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Log-Daten werden 8 Wochen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb der Website.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Nachricht (Pflichtfelder)
• die von Ihnen gewählte Ansprechpartnerin (Pflichtfeld)
• den Betreff (freiwillig)

Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage über das Formular nicht bearbeiten. Sie können uns stattdessen auch per E-Mail oder Telefon erreichen. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir die Angaben aus Ihrer E-Mail.

Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen zu beantworten, die an uns gerichtet werden.

Das Formular versendet Ihre Angaben als E-Mail über den Mailserver von IONOS (siehe „Hosting der Website“) an unser Postfach bei Microsoft 365 (siehe „E-Mail-Kommunikation“).

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Dafür speichern wir nicht Ihre IP-Adresse, sondern einen verkürzten Kennwert, den sich sehr viele Adressen teilen und den wir täglich neu bilden. Er lässt sich keiner einzelnen Adresse zuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam und Missbrauch.

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist. Das gilt nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, etwa nach § 257 HGB oder § 147 AO. Entsteht aus Ihrer Anfrage ein Mandat, gilt die Datenschutzvereinbarung, die wir mit Ihnen schließen.

E-Mail-Kommunikation

Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Dorthin gelangen auch Ihre Anfragen über unser Kontaktformular. Außerdem verschicken wir darüber die E-Mails mit Link zu unserem Kundenportal Atrium.

Microsoft verarbeitet die E-Mails als Auftragsverarbeiter und speichert sie in der EU. Ein Zugriff der Microsoft Corporation aus den USA ist nicht völlig ausgeschlossen. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Für die Nutzung von Microsoft 365 gilt dieselbe Rechtsgrundlage wie für die jeweilige Kommunikation, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine zuverlässige und sichere E-Mail-Kommunikation.

5. Kundenportal Atrium

Worum es geht

Über unser Kundenportal „Atrium“ tauschen wir Unterlagen sicher mit Ihnen aus. Sie laden Dokumente herunter, die wir Ihnen bereitstellen, oder senden uns Unterlagen. Das Portal ist eine Durchgangsstation: Es hält Daten nur, bis unser internes System sie übernommen hat. Dokumente, Dateinamen, Nachrichten und Ihre E-Mail-Adresse werden in Ihrem Browser verschlüsselt. Auf dem Portal liegen sie nur verschlüsselt, lesen können sie nur Sie und wir. Das Portal verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste und lädt keine Inhalte von Drittanbietern.

Hosting

Das Portal läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Datensicherungen des Portals gibt es nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb des Portals.

Aufruf des Portals

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Browser und Betriebssystem. In den Protokollen des Servers steht die IP-Adresse nur gekürzt (bei IPv4 ohne die letzte Zahl, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit). Diese Protokolle löschen wir nach spätestens 14 Tagen.

Das Portal ist nur aus Deutschland erreichbar. Dazu gleicht der Server Ihre IP-Adresse mit einer Länderliste ab, die auf dem Server selbst liegt. Dabei gehen keine Daten an Dritte. Im Ausland erreichen Sie das Portal in der Regel über die mobilen Daten einer deutschen SIM-Karte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit des Portals und Ihrer Unterlagen (Art. 32 DSGVO).

Unterlagen senden

Über „Unterlagen senden“ schicken Sie uns jederzeit Dokumente. Wir fragen nach Ihrer E-Mail-Adresse, nach einer Nachricht (freiwillig) und nach den Dateien. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht, weil wir die Unterlagen über sie Ihrer Akte zuordnen. Alles wird in Ihrem Browser verschlüsselt. Das Portal sieht nur Zeitpunkt, Anzahl und Größe der Dateien.

Unser internes System übernimmt die Sendung, entschlüsselt sie, prüft sie auf Schadsoftware und vergleicht die E-Mail-Adresse mit den bei uns hinterlegten Kontaktdaten. Gehört sie zu einer Person, für die wir eine Akte führen, ordnen wir die Unterlagen dieser Akte zu. Finden wir keine Zuordnung, klären wir sie von Hand. Was wir nach 30 Tagen nicht zuordnen können, löschen wir.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Unterlagen unsere Beratung oder Vermittlung betreffen oder einen Vertrag vorbereiten. Im Übrigen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit dem berechtigten Interesse, Ihre Sendung zu bearbeiten und richtig zuzuordnen.

Zugang mit Link und Sicherheitscode

Stellen wir Ihnen Unterlagen bereit, erhalten Sie von Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Den Sicherheitscode bekommen Sie zusätzlich per SMS an Ihre bei uns hinterlegte Mobilnummer, oder wir geben ihn Ihnen persönlich. Sie brauchen Link und Code zusammen. Der Schlüssel zu Ihren Dokumenten steht nur im Link und erreicht unseren Server nicht.

Das Portal selbst kennt Ihre Mobilnummer nicht. Wie wir die SMS versenden, beschreibt die Datenschutzvereinbarung, die Sie mit uns geschlossen haben.

Nach der Eingabe des Codes setzt das Portal ein Sitzungs-Cookie („__Host-atrium-sitzung“). Es verliert nach 15 Minuten ohne Aktivität seine Gültigkeit, spätestens nach 60 Minuten. Das Cookie ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Haben wir es für einen Vorgang freigegeben, können Sie nach der Eingabe des Codes auch Unterlagen und eine Nachricht hochladen. Eine E-Mail-Adresse fragen wir dann nicht ab, denn der Vorgang zeigt uns, dass die Sendung von Ihnen kommt.

Ein Link gilt höchstens 30 Tage und nur für eine begrenzte Zahl von Aufrufen und Downloads. Nach mehreren falschen Codes wird er gesperrt, und Sie erhalten von uns einen neuen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung unserer Beratung und Vermittlung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine sichere, vertrauliche Übermittlung.

Protokoll Ihrer Zugriffe

Zu jedem Vorgang protokolliert das Portal:

• wann der Link geöffnet wurde
• ob der Code richtig oder falsch war
• Beginn, Ende und Dauer jeder Sitzung
• Downloads und Uploads

Dazu speichern wir das Netz, aus dem der Zugriff kam (IP-Adresse gekürzt wie oben), und das Gerät nur grob: Betriebssystem und Browser, etwa „iPhone · Safari“. Bei „Unterlagen senden“ speichern wir Beginn und Eingang der Sendung sowie Netz und Gerät.

Damit weisen wir nach, dass Unterlagen angekommen und abgerufen sind, und erkennen Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Erkennen von Angriffen

Das Portal erkennt Angriffe, etwa das Durchprobieren von Links oder Codes, und wehrt sie ab. Dafür verarbeitet es IP-Adressen höchstens eine Stunde lang im Arbeitsspeicher. Erkennt das Portal einen Angriff, speichern wir die vollständige IP-Adresse. Damit können wir den Vorfall dem zuständigen Netzbetreiber melden oder Strafanzeige erstatten, und dafür können wir die Adresse an den Netzbetreiber, die Polizei oder die Staatsanwaltschaft übermitteln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der Verarbeitung sowie die Abwehr und Verfolgung von Angriffen. Für die Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden gilt zusätzlich § 24 Abs. 1 Nr. 1 BDSG.

Speicherdauer

Empfänger

• Hetzner Online GmbH, Hosting, Auftragsverarbeiter, Deutschland
• Microsoft Ireland Operations Limited, Microsoft 365: E-Mails mit Link, interne Sicherheitsmeldungen; Auftragsverarbeiter (siehe „E-Mail-Kommunikation“)
• bei Angriffen: der Netzbetreiber der angreifenden Adresse, Polizei und Staatsanwaltschaft

Das Portal selbst übermittelt keine Daten in Länder außerhalb der EU.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Unterlagen können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsangaben für einen Versicherungsantrag. Diese verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die wir im Rahmen unseres Auftrags gesondert einholen.

Freiwilligkeit, keine automatisierte Entscheidung

Die Nutzung von Atrium ist freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse können wir Unterlagen aus „Unterlagen senden“ nicht zuordnen. Sie können sie uns auch auf anderem Weg geben. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die zeitweise Sperre nach Fehlversuchen dient nur der Sicherheit.

Weitere Verarbeitung

Was mit Ihren Unterlagen nach der Übernahme in Ihre Akte geschieht, beschreibt die Datenschutzvereinbarung, die Sie mit uns geschlossen haben.

6. Analyse-Tools

Google Analytics 4

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics wird ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Hinweis aktiviert. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an Google übermittelt.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien zur Analyse des Nutzerverhaltens. Hierbei erhält der Websitebetreiber verschiedene Nutzungsdaten, wie z.B. Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Geräte und Betriebssysteme sowie die ungefähre Herkunft des Nutzers.

Rechtsgrundlage für das Speichern von Cookies und den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

IP-Adresse: Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen. Die IP-Adresse wird nur verwendet, um den ungefähren Standort zu bestimmen, und danach verworfen.

Speicherdauer: Die Cookies „_ga“ und „_ga_0N5KJPQ85B“ werden jeweils 2 Jahre gespeichert. Daten zu einzelnen Nutzern und Ereignissen bewahrt Google Analytics 2 Monate auf und löscht sie danach. Erhalten bleiben nur zusammengefasste Berichte.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Klicken Sie dazu am Ende jeder Seite auf „Cookie-Einstellungen“ und wählen Sie „Nur essenzielle“. Google Analytics wird dann deaktiviert, und die Analytics-Cookies werden gelöscht.

Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Google abgeschlossen.

Übermittlung in die USA: Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln. Die Google LLC ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert. Für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen besteht der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Hilfsweise gelten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

7. Schriftarten

Lokal gehostete Fonts (Fontsource)

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten lokal eingebundene Fonts (über das Open-Source-Projekt „Fontsource“). Die Schriftarten sind vollständig auf unserem eigenen Server gespeichert. Es findet keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern statt. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.